Mapuj zebrane informacje
Wymień informacje zebrane na każdym etapie: anonimowe wybory produktów, przesłane dane kontaktowe, zapisane projekty i zdjęcia miejsca montażu. Zapisz cel, miejsce przechowywania i odbiorców dla każdej kategorii. Kod pocztowy może wystarczyć do wstępnego sprawdzenia dopasowania terytorium, natomiast pełny adres może być później potrzebny do przeprowadzenia pomiarów. Dopasuj żądane informacje do wykonywanego zadania.
Zdefiniuj obowiązki i kontrole
Określ, kto potrzebuje dostępu do szczegółów zapytań, cen i plików do przesłania, a następnie przetestuj te uprawnienia na przykładowych kontach. Udokumentuj dostawców otrzymujących dane osobowe oraz właściciela procedur przechowywania i usuwania. Użyj przykładowego zamkniętego projektu, aby sprawdzić, gdzie pozostały kopie, w tym formularze, wiadomości e-mail, udostępnione dokumenty i dowolny podłączony system. Każdej kategorii przydziel decyzję o zatrzymaniu w oparciu o jej cel.
Skorzystaj z aktualnych wytycznych Wielkiej Brytanii
Podczas przeglądania mapy danych należy skorzystać ze wskazówek Biura Komisarza ds. Informacji dotyczących dokumentowania ograniczeń przetwarzania i przechowywania. Przegląd powinien łączyć cel gromadzenia z odbiorcami, środkami bezpieczeństwa i przechowywaniem. Wytyczne ICO wyjaśniają, że nie ma jednego okresu przechowywania każdego rekordu zgodnie z RODO w Wielkiej Brytanii; zdecydować, co jest potrzebne do każdego celu i wdrożyć wynikający z tego proces przeglądu lub usunięcia.
Lista kontrolna wdrożenia
- Aktualna mapa danych
- Właściciele dostępu i przechowywania
- Obowiązki dostawcy
- Kontrole operacyjne