Kiedy zastąpić wyceny w Excelu konfiguratorem?

Skoroszyt Excel może być rozsądnym sposobem obliczania cen dla małego, kontrolowanego asortymentu. Konfigurator staje się warty oceny, gdy klienci lub dealerzy muszą dokonywać zależnych wyborów produktów, kilka osób musi kierować się tymi samymi zasadami, a zaakceptowany wybór musi stać się możliwym do prześledzenia zamówieniem. Decyzja powinna dotyczyć tych obowiązków, a nie wyglądu arkusza kalkulacyjnego.

Zacznij od skoroszytu, który faktycznie zdobywa zamówienia

Przynieś działający plik wyceny do oceny. Zidentyfikuj komórki wejściowe, tabele przeglądowe, korekty ręczne i dokumenty wyjściowe. Zapytaj osobę przygotowującą ofertę, jakie ostrzeżenia na co dzień ignoruje, a jakie braki informacji uzupełnia telefonicznie. Z tych rozmów ujawniają się wymagania, których nie ominie demonstracja oparta na czystym cenniku.

Nie zastępuj przydatnych obliczeń jedynie w celu usunięcia Excel. Może pozostać kontrolowanym odniesieniem do sprawdzenia nowego systemu. Problem polega na tym, która wersja jest miarodajna i w jaki sposób zmiana dotrze do każdego przygotowującego wycenę.

Microsoft lista dokumentów, weryfikacja danych w oparciu o numery i formuły w Excel. Dokumentacja Microsoft. Test zakupu jest szerszy: czy cały proces może zapobiec decyzjom zaakceptowanym przez Twoją firmę, wyjaśnić je i zachować?

Zmień jedną opcję po obliczeniu ceny

Rozważmy zakres drzwi, w którym wybrany zamek jest niedostępny dla jednego układu otwierania. Przygotuj prawidłową wycenę, zmień sposób otwarcia, a następnie sprawdź zamek, cenę i dokument wyjściowy. Przydatny system powinien albo usunąć niekompatybilną blokadę z wyjaśnieniem, albo wymagać kompatybilnej wymiany. Sama zmiana obrazu nie rozwiązuje zamówienia.

Powtórz ćwiczenie z zapisaną wyceną sprzed aktualizacji katalogu. Zdecyduj, czy wcześniejsza oferta pozostaje czytelna, wymaga przeszacowania lub przeglądu. Zastosuj ten sam oczekiwany wynik do przepływu pracy w arkuszu kalkulacyjnym i proponowanego konfiguratora.

Porównaj całkowite koszty operacyjne

Policz czas spędzony na utrzymaniu dowolnego podejścia, sprawdzaniu nietypowych zamówień i kopiowaniu zaakceptowanych wyborów do innego oprogramowania. Skoroszyt prowadzony przez jednego kompetentnego pracownika ma inny model działania niż sieć dealerska z częstymi zmianami katalogów. Konfigurator potrzebuje także utrzymania, przypadków testowych i osoby odpowiedzialnej za dane jego produktu.

W przypadku implementacji cenowej Configurix określ, które obliczenia zostaną przeniesione do aplikacji, które źródło pozostanie wiarygodne i co otrzyma fabryka. Oprogramowanie niestandardowe może łączyć te obowiązki, ale propozycja musi określać faktyczne zasady, dokumenty i integracje uwzględnione.

Podejmij decyzję o zakupie w ramach powtarzalnego ćwiczenia

Użyj jednego zwykłego zamówienia, jednej niezgodnej kombinacji i jednej poprawionej oferty. Podaj obu podejściom te same informacje początkowe i poproś innego pracownika o dokończenie przekazania bez pomocy werbalnej. Rejestruj każdą ręczną korektę. Prowadzi to do przydatnej decyzji, nawet jeśli na razie skutkuje pozostawieniem Excel i najpierw poprawą jego kontroli.

Czy używanie Excel oznacza, że nasz proces jest nieprofesjonalny?

Nie. Istotne pytania dotyczą tego, czy skoroszyt jest kontrolowany, czy ludzie rozumieją jego zasady i czy przyjęte zamówienia mogą być powielane. Oprogramowanie powinno rozwiązać zademonstrowany problem operacyjny.

Czy po zakupie Configurix musimy przestać używać arkuszy kalkulacyjnych?

Niekoniecznie. Możesz zgodzić się na kontrolowany import, przeglądanie lub raportowanie. Określ kierunek każdej wymiany danych, aby dwa edytowalne źródła nie stały się po cichu konkurencyjnymi autorytetami cenowymi.